M04 Tiltak for personvern (jf. GDPR) ved bruk av elektronisk kommunikasjon
- 4.1 Ansvar:
Skriverutvalget (SU) og alle MM-skrivere/sekretærer med ansvar for å sende ut e-post eller annen elektronisk informasjon.
- 4.2 Rolleansvarlig:
Alle som skal sende administrativ informasjon til enkeltpersoner eller grupper av medlemmer av Kvekersamfunnet som en del av sine verv, og som ikke kan sende via Styreweb.
- 4.3 Oppgave:
Informasjon om tilhørighet til et bestemt trossamfunn regnes som sensitiv informasjon som har krav på beskyttelse med mindre vedkommende ønsker å stå fram, f.eks. som talsperson, eller på annen måte gir samtykke til å motta e-postsendinger som definerer dem som medlemmer av eller interesserte i Kveker-samfunnet. Se ellers personopplysningsloven.
Kvekersamfunnet har plikt til å vurdere risikoen og iverksette tiltak for å sikre at informasjon som kan tjene til å avsløre at en person er medlem hos oss uten å ha gitt samtykke til dette, ikke sendes via usikrede elektroniske medier.
Der en ‘rolleansvarlig’ er i tvil om e-post kan brukes, bør informasjonen sendes som brev eller Digipost , https://www.digipost.no/ med vedlegg. Fødselsnummer bør aldri sendes via e-post.
- 4.4 Hvor skal informasjonen om oppgaven plasseres og finnes:
I kvekersamfunnets styringssystem på https://styring.kveker.org/ , punkt M04
- 4.5 Prosedyrer/retningslinjer/mandat: (Under utvikling, Vi trenger:)
Rutiner for innhenting av samtykke til å motta e-post eller tilhøre en elektronisk post-gruppe;
Retningslinjer for håndtering av materiale når en mottar sendinger med mulig usikkerhet om personvernet;
Retningslinjer for håndtering av klager fra medlemmer;
(SU bør selv utvikle retningslinjer eller prosedyrer for kommunikasjon via Styreweb. Slike kan gjerne tas inn i det øvrige styringssystemet.)
- 4.6 Tilsynsoppgaver:
- Alle som mottar usikret e-post eller annen elektronisk informasjon som kan medvirke til å avsløre personers medlemsstatus uten at vedkommende selv vet om det, bør svare avsender med en vennlig henvisning til styringssystemets punkt M04, og slette e-posten grundig fra sine egne elektroniske apparater.
- Venner eller andre som oppdager at deres navn, med eller uten annen informasjon om dem, uten deres samtykke, er å finne i offentlig kommunikasjon fra Kvekersamfunnet eller fra en av samfunnets tillitsvalgte, kan klage til en person i Skriverutvalget.
- Klagen kan være muntlig eller skriftlig, eventuelt ved bruk av Digipost, https://www.digipost.no/ adressert til vedkommende medlem av SU.
- 4.7 Merknader/oppfølging/revisjon:
Punkt M04 bør være gjenstand for samtale under Samfunnsrådet hvert år, og bør være en del av eventuelle introduksjonsprogrammer for alle nye skrivere på alle nivåer. Punktet bør gjennomgås med tanke på behov for revisjon av risikovurderingen som nevnt i punkt 4.3 ovenfor, hvert 2. år.