M13 Planlegging av årsmøte
- 13.1 Hjemmel:
Skriverutvalget har ansvar for å planlegge årsmøtet, jf. Kvekersamfunnet i Norge – Årsmøtets vedtekter nr. 8.2.
For Valgkomiteen se Vedtektene nr. 7.3.
- 13.2 Ansvar:
SU kan etablere en planleggingskomite til å planlegge programmet og det praktiske arrangementet. Det er ofte praktisk at planleggingskomiteen har med Venner fra lokalmiljøet rundt det stedet der årsmøtet skal finne sted. En planleggingskomite rapporterer til Årsmøteskriveren som Skriverutvalgets leder, som har ansvaret.
- 13.3 Rolleansvarlig på eget nivå:
Årsmøteskriver har ansvaret for sakliste til forretningsdelen av møtet, og påser at planleggingskomiteen har fremdrift som avtalt.
- 13.4 Oppgave:
Sørge for at planleggingen er klar til at invitasjon/innkalling til årsmøtet kan sendes ut i første halvdel av april med påmeldingsfrist i løpet av april, eller som krevet av administrasjonen for stedet der møtet skal holdes.
- 13.5 Tilsynsoppgave:
Økonomikoordinatorene bør påse at det utføres en evaluering, og at det skrives avviksrapport ved påvisning av eventuelle avvik, med forslag til lukking av disse.
- 13.6 Hvor skal informasjonen finnes:
På eget område på Kvekersamfunnets hjemmeside, www.kveker.org
- 13.7 Prosedyrer/retningslinjer/mandat:
Prosess og prosedyrer før årsmøtesamlingene.
Eksempel på sjekkliste for årsmøteprosedyrer 2019 underveis.
Eksempel på avviksrapport 2019 med mal for invitasjonsbrev til internasjonale gjester.
Mandat for Valgkomiteen.
- 13.8 Merknader/oppfølging:
Prosessen og prosedyrene bør gjennomgås etter årsmøtet hvert år med tanke på revisjon.