M14 Planlegging av Samfunnsråd
- 14.1 Hjemmel:
Skriverutvalget har ansvaret for å planlegge årsmøte og Samfunnsråd, jf. Kvekersamfunnet i Norge – Årsmøtets vedtekter nr. 8.2.
Fra vedtektene nr. 8.1: Sammen med årsmøtet tjener SR til gjensidig informasjonsutveksling mellom månedsmøteskrivere, andaktsgruppekontakter og medlemmer som bor langt fra nærmeste andaktsgruppe. SR trekker opp og reviderer et lang-siktig program for emner eller tema som skal behandles i årsmøtene framover.
SR kan behandle større saker som kommer fram i perioden mellom to årsmøter. Også SR kan ha besluttende myndighet i prinsipielle og økonomiske saker som angår hele Kvekersamfunnet – Årsmøtet i Norge hvis sakene har vært behandlet i Månedsmøtene først.
- 14.2 Ansvar:
Skriverutvalget i samarbeid med lokale månedsmøteskriver.
Samfunnsrådet består av de representantene som er nevnt i vedtektene nr. 8.1. Representantene får dekket sine utgifter med å delta i møtet. Men møtet er åpent for alle medlemmer og alle de interesserte som pleier delta i andaktene, etter avtale med Årsmøteskriveren, og innkallingen sendes til alle. De som deltar uten å være representanter, får ikke dekket utgiftene. Derfor er det tradisjon for at Samfunnsrådet holdes nær de ulike Månedsmøtene på omgang, slik at flere kan delta i det uten at utgiftene blir for store for dem. Derfor er det også ønskelig at det planlegges noe sosialt samvær sammen med det lokale møtet.
- 14.3 Rolleansvarlig på eget nivå:
Årsmøteskriver har ansvaret for forretningsdelen av møtet. Det bør være et samarbeid med månedsmøteskriveren eller det lokale andaktsmøtets kontaktperson omkring det praktiske som servering av mat, overnatting for tilreisende og et eventuelt sosialt program.
- 14.4 Oppgave:
Planlegging: ...Varsel om innkalling til Samfunnsråd bør sendes månedsmøtene tidlig på nyåret, slik at Månedsmøtene og andaktsgruppene kan sjekke at representanter og vararepresentanter er klare, eller at representasjonen kan dekkes på annen måte, og slik at viktige saker som trenger behandling i et månedsmøte, kan få nødvendig behandling i tide.
Innkalling med sakliste bør være mottatt av månedsmøtene og andaktsgruppene 4 uker før Samfunnsrådet.
- 14.5 Tilsynsoppgave:
Økonomikoordinatorene bør påse at det utføres en evaluering, og at det, i tilfelle avvik, skrives avviksrapport med forslag til lukking av avviket.
- 14.6 Hvor skal informasjonen finnes:
På eget område på Kvekersamfunnets hjemmeside, www.kveker.org
- 14.7 Prosedyrer/retningslinjer/mandat:
Planlegging av Samfunnsrådet.
Eksempel på avviksrapport 2019 med mal for invitasjonsbrev til internasjonale gjester.
- 14.8 Merknader/oppfølging:
Planleggingsprosessen bør gjennomgås hvert år med tanke på behovet for revisjon.