O09 Føring av sentralt medlemsregister
- 9.1 Hjemmelsgrunnlag:
Det er i hovedsak trossamfunnsforskriften § 2, de to første avsnittene, som gir hjemmelen, dvs. kravet, om et medlemsregister, og § 7 forklarer hvorfor det må oppdateres årlig.
Det andre avsnittet gir også hjemmel for Kvekersamfunnet til å føre register over personer som gjennomgår livsfaseriter eller rituelle seremonier i vår regi. Disse opplysningene kan tas inn i et register, men personene blir ikke medlemmer hos oss uten at de ber om det.
Beskrivelsen av krav til gyldig medlemskap finnes i trossamfunnslovens
§ 4: ... medlemmer som
a. selv har meldt seg inn, eller som har blitt innmeldt av dem som har foreldreansvaret;
b. er bosatt i Norge;
c. ikke er medlem i Den norske kirke eller et annet registrert tros- eller livssynssamfunn;
sammen med kravet i 4. avsnitt om at fødselsnummer skal registreres for hvert enkelt medlem.
Disse kravene begrunner dataelementene i medlemsregisteret. Samtidig skal kravene til personvern i GDPR overholdes i alle deler av arbeidet med medlemsregisteret. Medlemsregisteret vil ikke ligge tilgjengelig på Internett.
- 9.2 Ansvar:
Skriverutvalget
- 9.3 Rolleansvarlig på eget nivå:
En av de økomomiansvarlige etter avtale.
- 9.4 Oppgaver:
Etablere og vedlikeholde sentralt medlemsregister som kan produsere liste med fødselsnummer til det årlige kravet om tilskudd via Statsforvalterens portal for tros- og livssynssamfunn.
Etablere og vedlikeholde et sentralt register over medlemmer og andre som ønsker informasjon om Kvekersamfunnets aktiviteter, ønsker å gi gaver innen skattefritaksordningen til Kvekersamfunnet eller Kvekerhjelp, eller delta i Kvekersamfunnets aktiviteter for barn og unge, familieaktiviteter eller for andre formål.
- 9.5 Tilsynsoppgave:
Økonomikoordinatorene hjelper hverandre til å etterleve instruks for arbeidet. Årsmøteskriver har den overordnede påse-plikten.
Se egen instruks om datasikkerhet fastsatt i ÅM 2003/2014, jf. punkt 9.7 nedenfor.
- 9.6 Hvor skal informasjonen finnes:
På eget område på hjemmesiden, www.kveker.org.
- 9.7 Prosedyrer/retningslinjer/mandat:
Instruks må lages. Foreløpig finnes: Datasikkerhet og GDPR-analyse.
- 9.8 Merknader/oppfølging:
Arkivering av medlemsregisteret er ikke avklart. Foreløpig føres en gammeldags papirprotokoll som er for stor til å oppbevares i safe.
NB:Trossamfunnsforskriftens § 17 har en bestemmelse om Avlevering, der 1. avsnitt synes å handle om fortiden:
Tros- og livssynssamfunn skal avlevere til Arkivverket arkivmateriale som er skapt før 2005 og som er omfattet av bevaringsplikt etter lov 7. juni 1996 nr. 31 om Den norske kirke § 37, forskrift 19. april 2005 nr. 345 om registrerte og uregistrerte trossamfunn § 11, forskrift 1. desember 1988 nr. 995 om trossamfunn § 12, forskrift 23. desember 1969 nr. 9809 om trossamfunn § 12 og forskrift 25. juni 1953 nr. 2 om innsending av kirkebøker til statsarkivene.
Derimot kan 2. avsnitt like gjerne gjelde for arkiv i framtid:
Tros- og livssynssamfunn skal beskytte arkivmaterialet mot vann, fukt, brann, skadelig varme, skadelig påvirkning fra klima og miljø, skadedyr m.m., skadeverk, innbrudd og uautorisert tilgang.