O07 Bruk av skjema for inn- og utmelding og attest for medlemskap
- 7.1 Hjemmelsgrunnlag:
Kvekersamfunnet har valgt å bruke faste skjema for å sikre at relevant informasjon er tilgjengelig for dem som har ansvar for det lovpålagte medlemsregisteret, jf. trossamfunnsforskriftens § 2, og at det ikke samles inn flere data enn nødvendig. Den informasjonen som kreves på innmeldingsskjemaet, er utledet av beskrivelsen av krav til gyldig medlemskap i trossamfunnslovens § 4: ... medlemmer som:
a. selv har meldt seg inn, eller som har blitt innmeldt av dem som har foreldreansvaret;
b. er bosatt i Norge;
c. ikke er medlem i Den norske kirke eller et annet registrert tros- eller livssynssamfunn;
sammen med kravet i trossamfunnsloven § 4, 4. avsnitt om at fødselsnummer skal registreres for hvert enkelt medlem.
Samtidig skal kravene til personvern og informasjon i GDPR overholdes i alle deler av arbeidet med innmelding og registrering av nye medlemmer, og skjemaene er utformet for å bidra til ivareta dette.
- 7.2 Ansvar:
Månedsmøtene
- 7.3 Rolleansvarlig på eget nivå:
Månedsmøteskriver
- 7.4 Oppgave:
Når en person er blitt medlem, skal månedsmøteskriver sørger for at et innmeldingsskjema blir fylt ut og signert av både det nye medlemmet og skriveren. Det nye medlemmet har da rett til å få en innmeldingsattest.
Innmeldingsskjemaet skal sendes til medlems-registeransvarlig med A-post, Digipost, e.l. Vanlig e-post kan ikke brukes. Månedsmøteskriver og medlemsregisteransvarlig kan ha avtalt en annen oppgavefordeling.
En person som vil melde seg ut, har rett til å motta en utmeldingsattest, signert og stemplet av månedsmøteskriver.
- 7.5 Tilsynsoppgave:
Ansvarlig for medlemsregisteret følger med i referatene fra Månedsmøtene om medlemskapssaker, og innhenter eller utsteder eventuelle manglende skjema.
- 7.6 Hvor skal informasjonen finnes:
På kvekersamfunnets hjemmesider www.kveker.org
- 7.7 Prosedyrer/retningslinjer/mandat:
Månedsmøtets forstanderoppgaver - medlemskap,
Innmeldingsskjema,
Innmeldingsattest,
Utmeldingsattest,
Retningslinjer for tillitsvalgtes arkivansvar revidert 2023.
ARBEIDSBESKRIVELSE FOR MEDLEMSREGISTERANSVARLIG - under forberedelse.
- 7.7 Merknader/oppfølging:
Alle opptak av nye medlemmer og utmeldinger dokumenteres i referat som sendes Kvekerarkivet, jf. Retningslinjer for tillitsvalgtes arkivansvar. Det skal også gå kopi til økonomikoordinatorene som følger med i referatene og sikrer oppdatering av medlemsregiste og adresseliste.